Trocar a administradora de condomínio é um assunto muito delicado e é preciso ter muito cuidado ao abordá-lo, principalmente, se este pedido for realizado somente pelo síndico, pois, pode ser visto pelos moradores e conselho, como uma forma de benefício ou vantagem pessoal. Caso não seja essa questão, o ideal é convocar os conselheiros ou uma assembléia no condomínio, para que seja analisada a possibilidade, explanar os motivos da troca e se existe algum tipo de disposição sobre o assunto.
Apesar de, O Código Civil estabelecer os poderes do síndico, no artigo 1.348, IX, §1o, que diz: “o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção”, o ideal, é que o Síndico consulte os membros do conselho, que são eleitos para lhe auxiliar, para prevenir reprimendas futuras. Não é interessante para o Síndico assumir sozinho uma decisão que possa lhe trazer incômodos futuros. Se de fato, a atual administradora não está desempenhando uma boa prestação de serviços, com certeza, os conselheiros serão da mesma opinião e poderão assumir a troca em conjunto com o Síndico, visando a melhoria na administração geral do condomínio.
Vale lembrar que, é preciso observar o que consta nas leis internas do condomínio ou em eventual deliberação em assembleia sobre o assunto. Por isso, é interessante abrir o diálogo com os moradores na hora de trocar a administradora de condomínio para manter a transparência na gestão.
Qual o primeiro passo para trocar a administradora de condomínio?
O Síndico deve ler o contrato da empresa, pois existe um tempo solicitado pela administradora (em média de 30 a 60 dias), para encerrar os serviços, solicitar os documentos necessários para a rescisão do contrato e em paralelo, pode realizar o levantamento de outras administradoras e posteriormente, convocar os conselheiros ou uma assembléia para definir a próxima empresa.
Documentos que deverão ser entregues pela administradora
No momento da transição de empresas a atual deve entregar todos os documentos que comprovem a sua administração, o site direcional condomínios listou os mais importantes, entre eles, estão:
• Convenção e Regulamento Interno;
• Cartão do CNPJ e Comprovante da Certificação Digital;
• Livros das atas, Registro de Empregados e Inspeção do Trabalho;
• Pastas dos Funcionários, contendo: laudos referentes ao cumprimento do PCMSO – NR 7; Relatórios do PPRA – NR 9 e CIPA – NR 5; Folhas de Pagamentos; Cartões ou Folhas de Ponto; Guias de recolhimentos (INSS; FGTS; PIS; Sindicatos; COFINS/CSLL/PIS; RAIS; DIRF etc.);
• Taxa de Funcionamento dos Elevadores;
• Contratos de todos os serviços prestados ao condomínio, inclusive Apólice de Seguro;
• Cadastro dos moradores;
• Cópias dos contratos de compra dos apartamentos pelos condôminos;
• Pastas das comunicações enviadas aos condôminos e multas aplicadas por desrespeito à Convenção e ao Regulamento Interno;
• Acordos realizados com os inadimplentes;
• Relatório referente às últimas emissões dos boletos;
• Pastas de Prestação de Contas;
• Orçamentos dos últimos cinco anos;
• Laudos: limpeza das caixas d’água; desinsetização; limpeza da caixa de gordura; para-raios; rede de gás; instalações elétricas; AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); Brigada de Incêndio etc.
Claro que, esses são os primeiros passos para realizar a troca com transparência e responsabilidade. Por isso, toda documentação que será repassada para a nova empresa, deve conter uma carta com a listagem de todos os documentos entregues e protocolada pelo síndico. Nenhum documento deve ficar sob o poder da administradora antiga, conforme relatado no art. 305 do Código Penal.
Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia. Se caso, a troca for por outro motivo, é de direito do condomínio cancelar o contrato por meio de uma carta de rescisão de contrato com administradora de condomínio, porém, é também dever, arcar com possíveis multas decorrentes. E se precisar trocar a administradora de condomínio, para uma empresa responsável, com anos de experiência neste mercado, entre em contato que temos a solução completa para você!
